Gentile Collega,
Ti ricordiamo che entro il 31 marzo, come ogni anno, dovrà essere effettuato il rinnovo del DPS (Documento Programmatico sulla Sicurezza) aggiornandone i contenuti.
Che cos'e' il DPS
Il DPS fa parte delle misure minime di sicurezza dei dati indicate dal D.lgs 196/03. Deve contenere, in particolare, l'analisi dei rischi che incombono sui dati trattati e le tutele da adottare per prevenire la loro distruzione, l'accesso abusivo e la dispersione.
Il DPS e' obbligatorio?
Il DPS è un documento da redigere obbligatoriamente per chi raccoglie, utilizza e conserva dati sensibili o giudiziari nel caso in cui il trattamento avvenga con l'ausilio di strumentazioni elettroniche. Si fa presente che, ai sensi della L. 14/2009, sono state inasprite le sanzioni nei confronti di chi omette di adottare le misure minime di sicurezza.
Il DPS non è invece obbligatorio nel caso in cui i dati sensibili o giudiziari siano trattati solo su supporto cartaceo. In quest'ultimo caso e' comunque necessario, anche in ottemperanza al Codice Deontologico degli Psicologi Italiani, adottare delle misure di protezione, ad es. gli archivi cartacei devono essere conservati in armadi/casseforti chiusi a chiave e i fascicolatori, contenenti le cartelle dei clienti/pazienti, devono essere protetti da lucchetto.
Come fare ad aggiornare il DPS?
Per aggiornare il DPS e' necessario verificare se la situazione attuale di protezione dei dati sensibili corrisponde ancora a quella indicata nei documenti già redatti.
Se ci sono stati dei cambiamenti (variazione incaricati, aggiornamenti anagrafici, cambiamenti PC, antivirus, etc.), è necessario procedere all'aggiornamento puntuale di tutte le modifiche, datare e firmare il nuovo documento.
Se non ci sono stati cambiamenti di alcun tipo, e' necessario procedere alla ristampa dell'intera documentazione indicando nell'ultima pagina che non ci sono state modifiche rispetto all'anno precedente, rinnovando la data e la firma per l'anno 2009.
Il DPS deve essere un documento "a data certa"?
Non vi è un espresso obbligo di legge di redigere il documento "a data certa".
Tuttavia i consulenti fiscali consigliano in genere, a maggiore garanzia del professionista, di "autoinviarsi" il documento mediante posta raccomandata con l'apposizione del timbro di spedizione direttamente sul documento avente corpo unico, anziche' sull'involucro che lo contiene.
Si ricorda, inoltre, che sul sito www.ordinepsicologilazio.it è possibile trovare il Vademecum sulla Privacy elaborato dall'Ordine.
